/

/

Stoisko targowe dla Webedia na gamescom 2025 – Kulisy projektu (Case Study)

Stoisko

27 września, 2025,

autor: Kamil Dudwał

Stoisko targowe dla Webedia na gamescom 2025 – Kulisy projektu (Case Study)

Jak opanowaliśmy chaos, by zbudować nasze stoisko targowe – miasto przyszłości na gamescom 2025?

Stworzyliśmy jedno z najbardziej angażujących stoisk targowych na największych targach gamingu w Europie. To historia nie tylko o designie i technologii, ale przede wszystkim o zarządzaniu złożonym projektem, w którym każda zmiana wywoływała efekt domina.

Cel: Widoczność, biznes i show na nowym poziomie

Po sukcesie w 2024 roku Webedia wróciła do nas z jeszcze ambitniejszymi celami. Po pierwsze: maksymalna widoczność. Osiągnęliśmy ją, orientując całe stoisko targowe na osi głównego korytarza hali, dzięki czemu nasza gigantyczna scena z ekranem centralnym 8x4 m (oraz dwa wygięte skrzydła 6x3,5m) była widoczna już z daleka. Prawie dwukrotnie powiększyliśmy też trybuny, tworząc przestrzeń, której nie dało się zignorować.

Po drugie: twarde cele biznesowe. Naszym zadaniem było nie tylko zaprojektowanie przestrzeni, ale też stworzenie platformy, która pozwoli firmie Webedia pozyskać sponsorów oraz partnerów i zapewnić im udany występ na gamescom 2025.

FYNG City – Dzielnice jednego cyberpunkowego miasta

Motywem przewodnim było nowoczesne, cyberpunkowe miasto. Na powierzchni 752 m² stworzyliśmy tętniący życiem ekosystem z główną sceną, strefą chilloutu i zapleczem dla influencerów. Przestrzeń podzieliliśmy na "dzielnice" – dedykowane strefy dla pięciu kluczowych partnerów: SteelSeries, Tulpar, Fortnite, Beyblades (Hasbro) i NZXT. Każda z nich była spójna z główną koncepcją, ale zachowywała unikalny charakter marki, co przyciągało tłumy – zwłaszcza na emocjonujące turnieje Beyblade.

Wyzwania: Zarządzanie projektem na 21 frontów

Prawdziwym testem było zarządzanie. Prowadziliśmy projekt, w którym każda decyzja przechodziła przez kilka etapów: od nas, przez klienta, aż po jego partnerów. W szczytowym momencie planowaliśmy, projektowaliśmy i wycenialiśmy 21 potencjalnych stref partnerskich.

To generowało "efekt domina" – zmiana metrażu u jednego partnera czy konflikt wizerunkowy między markami wymuszał natychmiastowe reakcje i modyfikacje w całym planie. Dodajmy do tego presję czasu i okres urlopowy, a otrzymamy przepis na logistyczny koszmar. Kluczem do sukcesu okazała się ścisła, warsztatowa współpraca z zespołem Webedia, która pozwoliła nam reagować niemal w czasie rzeczywistym.

Kolejnym niespodziewanym wyzwaniem okazały się wydruki wielkoformatowe. Grafiki przygotowane na potrzeby cyfrowe były bezużyteczne na ścianach o wymiarach 20 × 4 m. Aby zachować najwyższą jakość, nasz zespół grafików 3D odtworzył całe miasto od zera, modelując budynki i neony specjalnie na potrzeby druku.

Ewolucja, która zrobiła różnicę

Względem poprzedniego roku wprowadziliśmy kluczowe usprawnienia. Całą reżyserkę przenieśliśmy na backstage, co dało nam pełną kontrolę nad produkcją. Zaczęliśmy używać kamer PTZ, a wszystkie kable sygnałowe poprowadziliśmy specjalnym "mostem" nad stoiskiem, unikając bałaganu na ziemi. Jednak najważniejsza zmiana zaszła w komunikacji -wcześniejsze i dokładniejsze planowanie oraz mniejsza bariera między ekipami pozwoliły nam działać znacznie sprawniej.

Finalny efekt przeszedł nasze oczekiwania, a jego rangę podkreśliła wizyta niemieckiej minister ds. rodziny. Jednak dla nas najcenniejszym momentem były bezpośrednie podziękowania, które otrzymaliśmy od klienta na koniec imprezy. To one były najlepszym dowodem na to, że nawet w najbardziej złożonym projekcie liczy się partnerskie podejście i zaufanie.

Twoja firma też potrzebuje stoiska, które nie tylko świetnie wygląda, ale jest też precyzyjnie zarządzanym projektem? Porozmawiajmy.

Jaka była skala stoiska Webedia na gamescom 2025?

Stoisko zajmowało powierzchnię 752 m². W jego skład wchodziła główna scena z trybunami dla widowni, 5 dedykowanych stref dla partnerów (takich jak SteelSeries, Fortnite czy Hasbro) oraz profesjonalny backstage podzielony na 10 osobnych pokoi dla obsługi i gości.

Co było największym wyzwaniem w zarządzaniu tym projektem?

Największym wyzwaniem był tzw. „efekt domina”. W projekcie brało udział wiele osób decyzyjnych po stronie klienta i jego partnerów. Każda, nawet niewielka zmiana w jednej strefie, powodowała kaskadowe zmiany w całym harmonogramie i projekcie, co wymagało od nas ogromnej elastyczności.

Jak poradziliście sobie z problemem wydruków wielkoformatowych?

Standardowe grafiki cyfrowe nie nadawały się do druku na tak dużych powierzchniach jak ściana o wymiarach 20×4 m. Aby rozwiązać ten problem, nasz zespół grafików odtworzył całą scenografię cyberpunkowego miasta w 3D, tworząc od podstaw nowe modele budynków i neonów na potrzeby druku.

Jakie kluczowe usprawnienie wprowadziliście względem poprzedniego roku?

Najważniejszym usprawnieniem technicznym było przeniesienie całego zaplecza produkcyjnego (reżyserki) na backstage, co dało nam większą kontrolę i swobodę działania. Z perspektywy procesu, kluczowa była lepsza i wcześniej rozpoczęta komunikacja między wszystkimi zespołami realizatorskimi.

Dziękujemy za uwagę oraz zachęcamy do kontaktu…

Porozmawiajmy o rozwiązaniach dla Ciebie

Napisz, w czym możemy Ci pomóc. Ktoś z naszego zespołu skontaktuje się z Tobą w ciągu jednego dnia roboczego, by porozmawiać o najlepszych rozwiązaniach.

Temat

E-mail

Telefon

Wiadomość

Zapoznałem/am się z treścią Polityki prywatności

Wyślij

Udało się! Twoje pytanie wyruszyło w multimedialną podróż do naszej skrzynki.

A w międzyczasie...
Zanim nasz zespół przeanalizuje Twoją wiadomość i wróci z odpowiedzią, mamy dla Ciebie garść inspiracji. Sprawdź, jak możemy pomóc Ci stworzyć wydarzenie, które zapada w pamięć.

Bez tego nie zorganizujesz konferencji, która zachwyci.

Co musisz wiedzieć o stoisku targowym, zanim się zdecydujesz?

Jak przygotować stoisko na targi? To weź pod uwagę

Wystąpił błąd. Prosimy o kontakt telefoniczny.

Lokalizacja i kontakt

Bywamy często w rozjazdach, dlatego, zanim wybierzesz się do nas na kawę, daj znać mailowo lub telefonicznie.

Biuro i Magazyn

ul. Piłsudskiego 7, 32-050 Skawina

zapytania@berrylife.pl

Biuro - dział kreatywny

ul. Podole 60 (biurowiec KPT), 30-394 Kraków

biuro@berrylife.pl