Od czego rozpocząć planowanie eventu?
5 spraw o których nie możesz zapomnieć na starcie.
Organizujesz cykliczny event i chcesz przenieść publiczność na nowy poziom wrażeń? A może przed Tobą eventowy debiut i boisz się spektakularnej wpadki?
Wiemy, że niezależnie od stopnia Twojego doświadczenia, najbardziej na świecie chcesz, by wszystko odbyło się sprawnie. Mnogość czynników, które trzeba uwzględnić, ilość gości i prelegentów z ich indywidualnymi potrzebami – to wszystko sprawia, że organizacja eventu to długi, złożony proces.
Towarzyszymy klientom w przygotowaniach i wiemy o najczęściej napotykanych przeszkodach. Chcemy podzielić się naszymi obserwacjami i opowiedzieć o mało efektownych detalach, o które warto zadbać w pierwszej kolejności.
1. Zacznij odpowiednio wcześnie i starannie wybierz datę
Działając z wyprzedzeniem, zyskujesz czas na reakcję w przypadku zmian planów lub kłopotów. Wybierając termin, uwzględniaj koniecznie rodzaj wydarzenia i grupę docelową. Zwróć uwagę czy nie ma w tym samym czasie, podobnych eventów lub świąt? Paradoksalnie warto rozważyć zorganizowanie eventu w okresie wakacyjnym. Szczególnie jeśli są to imprezy stricte firmowe.
Po pierwsze, wielu potencjalnych uczestników będzie miało wtedy więcej czasu. Po drugie, ze względu na mniejszą ilość tego typu imprez w lecie, koszty organizacji mogą okazać się wyraźnie niższe. Jeśli zapraszasz prelegentów, warto zawiadomić ich wcześnie, by mieli jeszcze wolne miejsce kalendarzu lub czas na zmianę planów.
2. Nadaj rozgłos wydarzeniu
Organizuj imprezę i równocześnie ją promuj. Goście eventu i zaproszona publiczność, są główną przyczyną i celem wszystkich Twoich wysiłków. Tym bardziej warto dotrzeć do jak najszerszego grona potencjalnie zainteresowanych. Jeszcze zanim rozpoczniesz prace, organizacyjnie zadbaj o to, by powierzyć promocję eventu odpowiednim osobom. Być może będzie to wymagało zaangażowania specjalistów spoza Twojej firmy, którzy ogarną Ci nieznane obszary?
3. Czy wiesz, ile formalności musisz dopełnić?
Zadbaj o wydarzenie pod kątem prawnym. Nawet jeśli nie organizujesz imprezy masowej, warto przyjrzeć się jakim regulacjom podlega planowane wydarzenie? Szczególnie dotyczy to marketingowych wydarzeń z branży farmaceutycznej, promocji produktów z alkoholem lub wydarzeń z udziałem dzieci. Korzystne i ważne jest dopięcie umów z partnerami i podwykonawcami pracującymi przy wydarzeniu. Takie dokumenty określą wasze wzajemne zobowiązania i być może zabezpieczą strony w przypadku nieprzewidzianych trudności.
4. Dobierz sobie drużynę
Organizacja wydarzenia to sport drużynowy. O ostatecznym sukcesie przedsięwzięcia decyduje jakość współpracy i warto zadbać o staranne skompletowanie zespołu. Ważne kryteria to potwierdzone doświadczenie i jakość komunikacji, niezależnie od tego czy angażujesz konferansjera, czy dostawcę kateringu. Zwróć szczególną uwagę na to, czy zapraszani do współpracy są responsywni. To może mieć kluczowe znaczenie gdy zacznie się presja czasu. Warto zadbać o porozumienie w kwestiach estetycznych z osobami odpowiedzialnymi za warstwę kreatywną. Jeśli obierzecie wspólne cele, łatwiej będzie opracować spójny, efektowny projekt scenografii i oprawy wizualnej eventu.
5. Poświęć czas na dobry brief
Czy wiesz, że niedopracowany brief może przyczynić się do zmarnowania aż 1/3 budżetu przeznaczonego na projekt? Do takich wniosków doszli autorzy największego do tej pory raportu o briefach — Betterbriefs. Jeśli zależy Ci na oryginalnym evencie, odbywającym się wśród spektakularnej scenografii pamiętaj, że informacje, które umieścisz w tym dokumencie, będą kluczowymi wskazówkami dla naszego działu kreatywnego. Zadbaj o to, by brief był spójny ze strategią marketingową i zawierał odniesienia do celów oraz wartości. Ważne jest, by zachować proporcje między zamówieniem konkretnej usługi a przestrzenią na nasze pomysły dla Twojej marki.
Porozmawiajmy o rozwiązaniach dla Ciebie
Lokalizacja i kontakt
Bywamy często w rozjazdach, dlatego, zanim wybierzesz się do nas na kawę, daj znać mailowo lub telefonicznie.
