Co przygotować przed kontaktem z wykonawcą stoiska?
Dobry projekt stoiska nie zaczyna się od wizualizacji. Zaczyna się od informacji, które pomagają wykonawcy zrozumieć, po co firma jedzie na targi i jaką rolę ma pełnić przestrzeń.
Wiele problemów przy projektowaniu stoiska nie wynika ze słabego pomysłu architekta. Wynika z tego, że na starcie brakuje konkretów. Jeśli brief sprowadza się do zdania „chcemy czegoś nowoczesnego”, wykonawca musi zgadywać: jaki ma być charakter stoiska, ile osób będzie na nim pracować, co trzeba pokazać, jaką rolę mają pełnić multimedia i gdzie są granice budżetu.
Im lepiej przygotujesz informacje przed pierwszą rozmową, tym mniej przypadkowy będzie projekt. Zamiast serii nietrafionych koncepcji dostajesz punkt wyjścia, który od początku odnosi się do celu, budżetu i realnych warunków targowych.
Przed kontaktem z firmą stoiskową przygotuj kilka rzeczy.
Cel udziału w targach
Najpierw określ, co ma się wydarzyć dzięki obecności na targach. Czy zależy Ci na dużej liczbie krótkich rozmów? Na kilku konkretnych spotkaniach z kluczowymi klientami? Na premierze produktu? A może na pokazaniu marki w nowym kontekście?
Od tej decyzji zależy układ stoiska, liczba miejsc do rozmów, sposób ekspozycji produktu, widoczność z alejki i rola multimediów.
Budżet lub orientacyjne widełki
Budżet nie musi być dokładny co do złotówki. Ale bez widełek wykonawca projektuje trochę w ciemno.
Projektowanie „bez limitu”, a później wycinanie połowy rozwiązań z gotowej koncepcji, zwykle oznacza stratę czasu po obu stronach. Orientacyjny przedział pomaga od początku dobrać właściwy typ zabudowy, materiały, poziom multimediów, zakres produkcji i sposób obsługi projektu.
Metraż i lokalizacja stoiska
Sam metraż to za mało. Dla wykonawcy ważne jest też, gdzie stoisko znajduje się na hali i jaki ma układ. Inaczej projektuje się stoisko wyspowe, inaczej narożne, a inaczej przestrzeń otwartą tylko z jednej strony.
Warto przekazać plan hali od organizatora, numer stoiska, informacje o sąsiedztwie, wejściach, ciągach komunikacyjnych, słupach konstrukcyjnych i dostępnych przyłączach.
Funkcje stoiska
Stoisko nie robi wszystkiego naraz równie dobrze. Inaczej projektuje się przestrzeń do szybkich rozmów, inaczej do prezentacji produktu, a inaczej do spotkań z kluczowymi klientami.
Im wcześniej określisz główne funkcje stoiska, tym łatwiej zaplanować jego strefy: recepcję, ekspozycję, miejsce prezentacji, część do rozmów, zaplecze, magazyn czy elementy multimedialne.
Potrzeby zespołu sprzedaży
Na stoisku pracują ludzie. Dlatego projekt powinien uwzględniać nie tylko wygląd przestrzeni, ale też codzienną pracę zespołu.
Warto odpowiedzieć na kilka prostych pytań: ile osób będzie jednocześnie na stoisku, jak będą prowadzić rozmowy, czy potrzebują lady, stolików, zamkniętej salki, miejsca na materiały, zaplecza socjalnego albo przestrzeni do krótkich prezentacji.
Dobrze zaprojektowane stoisko nie przeszkadza handlowcom. Pomaga im szybciej rozpocząć rozmowę i wygodniej ją poprowadzić.
Produkty lub usługi do pokazania
Jeśli na stoisku mają pojawić się fizyczne produkty, wykonawca powinien znać ich wymiary, wagę, sposób ekspozycji i ewentualne wymagania techniczne.
Inaczej projektuje się przestrzeń dla małych próbek, inaczej dla maszyny, a jeszcze inaczej dla produktu, którego nie da się przywieźć na targi.
Jeśli oferta jest usługowa, cyfrowa albo trudna do pokazania fizycznie, trzeba zaplanować, jak ją wyjaśnić: przez grafikę, animację, ekran, prezentację, interakcję albo rozmowę wspieraną materiałami wizualnymi.
Potrzeby multimedialne
Jeśli planujesz ekrany LED, monitory, ekrany dotykowe, nagłośnienie, oświetlenie specjalne albo elementy interaktywne, powiedz o tym już na początku. Multimedia nie powinny być dodatkiem doklejonym do gotowej zabudowy.
Dobrze zaplanowany ekran może przyciągać uwagę z alejki, tłumaczyć produkt, wspierać rozmowę handlową albo budować charakter marki. Źle zaplanowany ekran nie wspiera komunikacji. Po prostu świeci.
Content na ekrany
Sam ekran nie wystarczy. Trzeba jeszcze wiedzieć, co ma się na nim pojawić.
Przed rozmową z wykonawcą sprawdź, czy firma ma gotowe filmy, animacje, prezentacje lub materiały produktowe. Jeśli nie, uwzględnij czas i budżet na przygotowanie contentu dopasowanego do targów.
To ważne, bo treść na ekranie targowym działa inaczej niż klasyczny film reklamowy. Odbiorca jest w ruchu, widzi komunikat przez kilka sekund i często ogląda go bez dźwięku.
Inspiracje wizualne
Inspiracje są pomocne, ale tylko wtedy, gdy wiadomo, co dokładnie w nich działa. Samo zdanie „chcemy coś w tym stylu” może prowadzić w złą stronę.
Lepiej wskazać konkretnie: podoba nam się sposób wydzielenia strefy rozmów, rodzaj oświetlenia, otwarta forma recepcji, użycie ekranu, ekspozycja produktu albo wrażenie lekkości całej konstrukcji.
Dzięki temu wykonawca nie kopiuje cudzego projektu, tylko rozumie, jaki efekt chcesz osiągnąć.
Terminy i wymagania organizatora
Na końcu zbierz dokumenty i terminy od organizatora targów: regulamin techniczny, wymagania dotyczące wysokości zabudowy, godziny montażu i demontażu, zasady dotyczące przyłączy, zgody techniczne, certyfikaty materiałów i deadline’y na zgłoszenia.
To mało efektowna część przygotowań, ale bardzo ważna. Brak tych informacji na początku może sprawić, że dobry projekt trzeba będzie później przerabiać pod ograniczenia hali.
Dobrze przygotowany pakiet informacji nie musi być idealnym briefem. Powinien jednak pomóc wykonawcy szybko zrozumieć sytuację: cel, ograniczenia, potrzeby zespołu, produkty, multimedia i warunki techniczne.
Im więcej konkretów pojawi się na początku, tym większa szansa, że pierwsza koncepcja będzie rozmową o właściwym kierunku, a nie zgadywaniem, czego naprawdę potrzebuje firma.
