Der Webedia-Messestand auf der gamescom 2025 – Ein Blick hinter die Kulissen eines Mega-Projekts
Wie wir das Chaos bändigten, um eine „Stadt der Zukunft“ zu bauen.
Wir haben eines der fesselndsten und interaktivsten Stände auf der gamescom 2025 – Europas größter Gaming-Leitmesse – realisiert.
Doch dies ist keine reine Geschichte über futuristisches Design und High-End-Technologie. Es ist vor allem ein Bericht über komplexes Projektmanagement. Wir nehmen Sie mit in ein Projekt, bei dem jede noch so kleine Änderung einen gewaltigen Dominoeffekt auslösen konnte – und wie wir diesen Prozess erfolgreich gesteuert haben.
Das Ziel: Sichtbarkeit, Business und Show auf dem nächsten Level
Nach dem Erfolg von 2024 kehrte Webedia mit einer noch größeren Vision zu uns zurück. Die Anforderungen waren klar definiert:
1. Maximale Sichtbarkeit & Fernwirkung Wir richteten das gesamte Standkonzept strikt an der Sichtachse des Hauptgangs aus. Das Ergebnis war eine gigantische Bühne, dominiert von einer zentralen 8x4m LED-Wand, flankiert von zwei gewölbten 6x3,5m Curved-LED-Flügeln. Zusammen mit den fast verdoppelten Zuschauertribünen schufen wir eine räumliche Dominanz, an der auf der Messe buchstäblich kein Weg vorbeiführte.
2. Harte Business-Ziele Unsere Aufgabe ging weit über das reine Design hinaus. Wir mussten eine funktionierende Vermarktungs-Plattform schaffen. Die Architektur des Standes war gezielt darauf ausgelegt, Webedia bei der Akquise von Sponsoren zu unterstützen und diesen Partnern eine perfekte, technisch einwandfreie Inszenierung für ihren Auftritt zu garantieren.
Das Konzept: FYNG City – Die Distrikte einer Cyberpunk-Metropole
Das Design-Leitbild: Eine futuristische Cyberpunk-Metropole
Auf einer Fläche von 752 m² erschufen wir ein pulsierendes Ökosystem. Neben der gewaltigen Main Stage, einer entspannten Chillout-Area und einem exklusiven Influencer-Hub (Backstage), lag der Fokus auf der intelligenten Zonierung.
Wir unterteilten die Fläche in „Distrikte“ – dedizierte Markenwelten für fünf Key-Partner: SteelSeries, Tulpar, Fortnite, Beyblades (Hasbro) und NZXT.
Die architektonische Herausforderung bestand in der Balance: Jeder Distrikt fügte sich nahtlos in den übergeordneten Cyberpunk-Look ein, wahrte aber gleichzeitig zu 100 % die individuelle Brand Identity des jeweiligen Partners. Das Konzept ging auf: Die Stände wirkten als absolute Publikumsmagneten – allen voran die hochemotionalen Beyblade-Turniere, die regelmäßig für riesige Menschentrauben sorgten.
Die Herausforderung: Projektmanagement an 21 Fronten
Der wahre Härtetest lag im Projektmanagement.
Wir steuerten ein Projekt, bei dem jede Entscheidung komplexe Abstimmungskaskaden durchlaufen musste: Von uns als Agentur über den Kunden Webedia bis hin zu dessen diversen Endpartnern.
In der Hochphase („Crunchtime“) bedeutete das: Wir jonglierten simultan mit dem Design, der technischen Planung und der Budget-Kalkulation für 21 potenzielle Partner-Areale.
Der Dominoeffekt und die "Echtzeit-Lösung"
Jede Verschiebung löste eine Kettenreaktion aus. Veränderte ein Partner seinen Flächenbedarf oder entstand ein Konflikt beim Konkurrenzschutz (Marken-Clash), musste der gesamte Plan sofort angepasst werden. Kombiniert mit extremem Zeitdruck und der sommerlichen Urlaubszeit eigentlich das Rezept für ein logistisches Desaster.
Der Schlüssel zum Erfolg war die agile Zusammenarbeit im „Workshop-Modus“. Durch die extrem enge Abstimmung mit dem Webedia-Team konnten wir auf Änderungen quasi in Echtzeit reagieren und Lösungen finden, noch bevor Probleme eskalierten.
Die "Ultra-Res"-Challenge Eine unerwartete technische Hürde waren die Großformatdrucke (LFP). Schnell wurde klar: Die digitalen Assets, die für Bildschirme gedacht waren, waren für unsere gigantischen Wandflächen von 20 × 4 Metern schlicht unbrauchbar (zu geringe Auflösung).
Hier zeigte unser Design-Team seine Klasse: Um höchste Brillanz zu garantieren, bauten wir die komplette Cyberpunk-Stadt virtuell nach. Unsere 3D-Artists modellierten jedes Gebäude und jedes Neon-Schild von Grund auf neu, um sie exklusiv für den Druck in extremer Auflösung zu rendern.
Evolution im Detail: Die entscheidenden Upgrades
Im Vergleich zum Vorjahr haben wir das Setup konsequent optimiert. Die wohl wichtigste technische Entscheidung:
Wir verlagerten die komplette Senderegie in den Backstage-Bereich. Das sorgte nicht nur für ein cleanes Set, sondern gab uns die absolute Kontrolle über die Produktion.
Auch die Infrastruktur wurde professionalisiert: Statt Kabeln am Boden ("Stolperfallen") führten wir alle Signalleitungen über eine eigens konstruierte Traversen-Brücke über den Stand. Zudem setzten wir auf ferngesteuerte PTZ-Kameras, um flexibler zu agieren.
Doch der größte "Gamechanger" war unsichtbar: Die Kommunikation. Durch eine noch frühere Planungsphase und den Abbau von Barrieren zwischen den Gewerken konnten wir deutlich effizienter und reibungsloser agieren.
Das Fazit Das Endergebnis übertraf alle Erwartungen – eine Qualität, die auch von höchster Stelle gewürdigt wurde: Sogar die Bundesfamilienministerin ließ es sich nicht nehmen, den Stand persönlich zu besuchen. Doch der wertvollste Moment für uns war nicht der hohe politische Besuch, sondern das persönliche "Danke" des Kunden nach Messeschluss. Es war der beste Beweis dafür, dass selbst bei den komplexesten Großprojekten am Ende zwei Dinge zählen: echte Partnerschaft und vertrauensvolle Zusammenarbeit.
Suchen Sie einen Messestand, der nicht nur visuell beeindruckt, sondern auch als Projekt präzise und stressfrei gesteuert wird? Lassen Sie uns sprechen.
Welche Dimensionen hatte der Webedia-Stand auf der gamescom 2025?
Der Stand erstreckte sich über beeindruckende 752 m². Das Areal umfasste eine Main Stage mit Zuschauertribünen, fünf dedizierte Partner-Zones (u. a. für SteelSeries, Fortnite und Hasbro) sowie einen professionellen Backstage-Trakt, unterteilt in 10 separate Räume für Crew und Gäste.
Was war die größte Herausforderung im Projektmanagement?
Der sogenannte „Dominoeffekt“. In das Projekt war eine Vielzahl von Entscheidungsträgern involviert sowohl auf Kundenseite als auch bei dessen Partnern. Selbst minimale Änderungen in einer Zone lösten oft kaskadenartige Anpassungen im gesamten Zeitplan und Design aus. Dies zu steuern, verlangte von uns ein Höchstmaß an Agilität und Flexibilität.
Jak poradziliście sobie z problemem wydruków wielkoformatowych?
Standardowe grafiki cyfrowe nie nadawały się do druku na tak dużych powierzchniach jak ściana o wymiarach 20×4 m. Aby rozwiązać ten problem, nasz zespół grafików odtworzył całą scenografię cyberpunkowego miasta w 3D, tworząc od podstaw nowe modele budynków i neonów na potrzeby druku.
Was war die entscheidende Optimierung gegenüber dem Vorjahr?
Das wichtigste technische Upgrade war die Verlagerung der kompletten Senderegie in den Backstage-Bereich. Dies verschaffte uns deutlich mehr Kontrolle und operativen Freiraum.
Auf der Prozessebene war der eigentliche Schlüssel zum Erfolg die deutlich frühere und intensivere Kommunikation zwischen allen beteiligten Gewerken (Teams).
Wir haben es geschafft! Ihre Frage hat eine multimediale Reise zu unserem Posteingang angetreten.
A w międzyczasie...
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