Bez tego nie zorganizujesz konferencji, która zachwyci.
Sekrety technicznej oprawy konferencji, czyli jak stworzyliśmy spektakularny event z Webcon?
Na podstawie wydarzenia "Webcon Day".
Pod koniec 2022 roku tworzyliśmy event z prawdziwym rozmachem dla firmy Webcon – największego w Polsce dostawcy platformy low-code do automatyzacji procesów biznesowych.
Dowiedz się, jak wspólnie pracowaliśmy nad tym dużym eventem i jakie były kolejne, niezbędne etapy na drodze do realizacji.
- Cel
Ambicją Webcon, jako lidera w branży, było powołanie forum dla profesjonalistów z sektora automatyzacji i digitalizacji procesów biznesowych. Inicjatorzy wydarzenia zwrócili się do nas po pomoc przy organizacji drugiej edycji konferencji Webcon Days.
Po doświadczeniach wyniesionych z pierwszej imprezy nasi klienci byli świadomi czego chcą i mieli nadzieję wejścia na wyższy poziom realizacyjny. Mówiąc najprościej: pragnęli rozmachu i efektu WOW!
- Proces
Działanie rozpoczęliśmy od briefingu, podczas którego otrzymaliśmy informację o wyobrażeniach, możliwościach i ograniczeniach naszego zamawiającego.
By współpraca przebiegała efektywnie, staramy się w takich momentach zdobyć jak najwięcej wiadomości i stworzyć wspólnie z klientami zespół projektowy. Na tym etapie najważniejsza jest dla nas wzajemna otwartość i gotowość do współpracy.
W efekcie ustaleń Webcon powierzył nam projekt koncepcji graficznej wydarzenia, oprawy video oraz realizację dźwięku, światła i scenografii. Team Berrylife miał też czuwać nad realizacją i sprawnym przebiegiem całego eventu.
Bardzo istotne na tym etapie jest opracowanie harmonogramu prac i ustalenie terminów dla poszczególnych kamieni milowych projektu.
Wiemy, że wymaga to czasu i skrupulatności, ale jest niezbędne dla powodzenia przedsięwzięcia. W kalendarzu musisz uwzględnić:
• Przedstawienie grafik statycznych
• Czas na feedback i poprawki
• Produkcję animacji
• Testy i próby
• Event
• Spotkanie po wydarzeniu
- Kreacja
Jeden z kamieni milowych (w kalendarzu projektowym eventu) to prezentacja koncepcji graficznej wydarzenia i projektów wizualizacji. Poprzedza go czasochłonny proces twórczy. Podczas kreowania oprawy Webcon braliśmy pod uwagę lokalizację wydarzenia, branżę, liczbę gości, budżet i czas. Staraliśmy się, aby koncepcja wizualna odzwierciedlała innowacyjność i możliwości naszego klienta.
Firma Webcon jest dostawcą nowych technologii na skalę globalną, a tworzący ją ludzie to eksperci. Nasze zadanie polegało na wsparciu ich wizerunku i zasugerowaniu roli, jaką odgrywają w swojej dziedzinie.
Wymagało to oprawy podkreślającej profesjonalizm prelegentów i rozmiary
sektora low-code.
- Wydarzenie
Event, aby się udał, potrzebuje dobrego pomysłu na połączenie contentu z aranżacją sceniczną. Scenografia na Webcon z założenia miała uatrakcyjniać wystąpienia prelegentów, tworzyć tło i nie przyćmiewać wystąpień.
Zależało nam na wyraźnym przekazie o potencjale marki i wielkich wyzwaniach jakie stawia przed branżą szybko zmieniająca się rzeczywistość.
Zastosowaliśmy w wizualizacjach szerokie kadry przedstawiające przestrzeń kosmiczną i glob z oddali, które skontrastowaliśmy z animacjami przypominającymi kryształy krzemu lub fragmenty kodu.
- Podsumowanie
Kiedy zgasną światła ramp i opadnie konfetti, przechodzimy do podsumowań.
Webcon Day było dużą dawką wiedzy i wrażeń dla uczestników. Połączenie pieczołowicie przygotowanego contentu i czujnej obsługi technicznej zaowocowało fantastycznym eventem, który dał nam wiele satysfakcji.
Feedbak po wydarzeniu pomaga nam w domknięciu całego procesu i daje wartościowe doświadczenie, z którego korzystamy przy kolejnych realizacjach. Na podstawie wielokrotnie wyciąganych wniosków Zależało nam na wyraźnym przekazie o potencjale marki i wielkich wyzwaniach jakie stawia przed branżą szybko zmieniająca się rzeczywistość.
Zastosowaliśmy w wizualizacjach szerokie kadry przedstawiające przestrzeń kosmiczną i glob z oddali, które skontrastowaliśmy z animacjami przypominającymi kryształy krzemu lub fragmenty kodu.
Przygotowaliśmy dla Ciebie listę, na której umieściliśmy najważniejsze naszym zdaniem czynniki, bez których trudno o dobry event.
Warunki sukcesu konferencji:
- Dopracowany plan działania
- Dobra koncepcja na połączenie contentu z nośnikami
- Partnerska relacja z wykonawcami.
- Szczerość i zaufanie!
- Otwartość na nowe technologie
- Zapas czasu!
- Gotowość na nieprzewidziane zmiany i wyzwania techniczne
Potrzebujesz więcej informacji o konferencjach i rozwiązaniach multimedialnych? Skontaktuj się z nami. Jesteśmy po to, by odpowiedzieć na nurtujące Cię pytania!
W międzyczasie zerknij na nasze eventowe realizacje tutaj.
Porozmawiajmy o rozwiązaniach dla Ciebie
Lokalizacja i kontakt
Bywamy często w rozjazdach, dlatego, zanim wybierzesz się do nas na kawę, daj znać mailowo lub telefonicznie.
Biuro - dział kreatywny
